Från manuell administration till automatik!

Gjensidige i Danmark är en filial av Gjensidige Forsikring ASA – ett av Skandinaviens fyra största skadeförsäkringsbolag med verksamhet i Norge, Sverige, Danmark och Baltikum. Gjensidige Forsikring erbjuder försäkring till privatpersoner, offentlig & privat sektorn, samt jordbruk.

Gjensidiges övergripande mål är att vara det mest kundorienterade bolaget inom försäkringsbranschen och prioriterar lönsamhet snarare än tillväxt. Den danska grenen av Gjensidige Forsikring har cirka 500 dedikerade anställda.

För Gjensidige Forsikring var det viktigt att automatisera alla arbetsflöden i administrationen så de valde att utöka Worklinq-lösningen med automatiska påminnelser för att dra mer nytta av lösningen.

”Vi har outsourcat vår löneadministration och önskar att undvika manuell hantering, både för administration och medarbetare. En del av svaret var en förlängning av det befintliga Worklinq-lösningen med automatisk påminnelse för chefer och arbetsledare vid avsaknad av attest och motsvarande för medarbetarna med saknade stämplingar. Samtidigt blir löneprocessen smidigare och mer korrekt”.

– Kenneth Ruby Jensen, Avdelningsdirektör, HR Nordic, Gjensidige Forsikring

Varför Worklinq

Utmaningen

^För många manuella administrativa processer
^Svårt att hålla deadlines för lön och uppföljning på frånvaro
^Saknade stämplingar och attest och inrapportering av milersättning i rätt tid
^För lite uppföljning av sjukfrånvaro

Succékriterier

^Projektet omfattar ca. 480 anställda
^Tid, besvär och manuella processer i administrationen måste minskas
^Antalet registreringar, godkännanden och rapporter måste minskas och sjukfrånvaro måste sänkas

Funktionalitet

^Tidredovisning och frånvaroregistrering
^Projektregistrering
^Påminnelser runt saknade stämplingar eller för mycket sjukfrånvaro, och underlättar uppföljningen inom tidsfristerna

Förbättringar

^Administrationen behöver inte följa upp på dem som har glömt att registrera. Detta är nu automatiserad med Worklinq
^Mottagare av påminnelser får bättre tid att slutföra arbetsuppgiften eftersom påminnelser inte skickas i sista minuten men vid en fast tidpunkt

Resultat

^Sparad tid och besvär genom automatisering av arbetsflöden och processer utan manuell insats i löneadministrationen
^Mer smidig och exakt lönerapportering
^Högre effektivitet och produktivitet