Fra manuell administrasjon til automatisk varsling!

Gjensidige i Danmark er en gren av Gjensidige Forsikring ASA – Norges største og blant Skandinavias fire største skadeforsikringsselskaper med aktiviteter i Norge, Sverige, Danmark og Baltikum. Gjensidige Forsikring tilbyr forsikring til private, næringsliv, landbruk og den offentlige sektor. Den danske grenen av Gjensidige Forsikring har ca. 500 dedikerte medarbeidere.

Gjensidiges overordnede mål er å være det mest kundeorienterte selskapet i forsikringsbransjen, og prioriterer lønnsomhet over vekst.

For Gjensidige Forsikring var det viktig å automatisere alle arbeidsflyter i administrasjonen og derfor valgte de å utvide Worklinq-løsningen med automatisk varsling for å få mer nytte av løsningen.

«Vi har outsourcet vår lønnsadministrasjon og ønsker å unngå manuell arbeidsflyt for både administrasjon og ansatte. En del av svaret var en forlengelse av den eksisterende Worklinq-prosessstøtten ved å bruke automatisk varsling for ledere i tilfelle manglende godkjenninger og tilsvarende for ansatte med manglende registreringer. Samtidig blir lønnsrapporteringen mer smidig og riktig.»

– Kenneth Ruby Jensen, Avdelingsdirektør, HR Nordic, Gjensidige Forsikring

Hvorfor Worklinq

Utfordringen

^For mange manuelle administrative arbeidsflyter
^Vanskelig å overholde frister i forbindelse med lønn og oppfølging på fravær
^Manglende stemplinger og godkjenninger og rettidig rapportering av kjøregodtgjørelse
^For lite oppfølging på sykefravær

Suksesskriterier

^Prosjektet omfatter ca. 480 ansatte
^Tidsbruk og manuell innsats i administrasjonen må reduseres
^Antall manglende stemplinger, godkjenninger og rapporter må reduseres, og sykefraværet må senkes

Funksjonalitet

^Tids- og fraværsregistrering
^Prosjektregistrering
^Automatiserte varslinger om manglende registreringer eller for mye sykefravær letter oppfølging innen tidsfrister

Utbytte

^Administrasjonen behøver ikke å bruke tid på de som har glemt å registrere; dette er automatisert med varslinger
^Mottakere av varslingene får bedre tid til å fullføre oppgaven, da påminnelser ikke sendes i siste øyeblikk, men på en bestemt tid

Primære resultater

^Spart tid og krefter gjennom automatisering av arbeidsflyter og prosesser uten manuell innsats i lønnsadministrasjonen
^Mer jevn og nøyaktig lønnsrapportering
^Høyere effektivitet og produktivitet